Sinds de Woningwet 2015 in werking trad, staan woningcorporaties voor een grote uitdaging wat betreft intermediaire verhuur. Zij moeten verantwoording afleggen aan het Rijk over de juistheid en volledigheid van hun totale aantal verhuringen, inclusief verhuur via derden. Woningcorporaties worstelen sindsdien met de vraag hoe zij de informatie die hun intermediaire verhuurders aanleveren op juistheid en volledigheid kunnen controleren. Want dat bleek onmogelijk. Tot nu toe.

Intermediaire verhuur bleek blinde vlek

Camelot, een vastgoedbeheerder die voor meerdere corporaties woningen tijdelijk verhuurt, bemerkte deze worsteling al enige tijd bij de woningcorporaties. Commercieel directeur Richard de Roo licht toe: “Niet of niet volledig rapporteren is met de nieuwe wet geen optie meer voor de corporaties, maar geen gebruik meer maken van intermediairs is dat ook niet. De woningcorporaties zitten in een spagaat. Daarom zijn we met PwC op zoek gegaan naar een oplossing.”

Die oplossing is nu gevonden in het aantonen dat de processen om de volledigheid van dossiers bij intermediaire verhuur te waarborgen op orde zijn. “De blinde vlek voor accountants van woningcorporaties”, legt Dennis Stienen senior manager bij PwC uit: “Intermediaire verhuurders moeten hun dossiers aanleveren, waarin zij aantonen dat ze de inkomenstoets hebben toegepast én dat de administratie van het totale aantal verhuringen volledig is. Het uitvoeren van de inkomenstoets is nog controleerbaar door de accountant van de woningcorporatie zelf. Het probleem lag bij het controleren van de volledigheid van de verhuringen door de intermediaire verhuurders. Als een verhuring niet via het systeem van de woningcorporatie gaat, maar via een intermediair, dan zal een accountant van een woningcorporatie hier geen dossier van opvragen en is zijn administratie - zonder dat hij het weet – onvolledig.

Transparantie is niet genoeg, het moet aantoonbaar zijn

Stienen vervolgt: “Hoewel Camelot bereid was volledige transparantie te bieden, is dat voor een accountant van een woningcorporatie niet genoeg. Hij controleert immers niet zelf de boeken van de intermediair. Hij kan dus ook niet zelf controleren of alle dossiers wel bij de intermediair in het systeem staan. Camelot wist dat ze hun procedures en administratie op orde hadden en ging dus een stap verder. Zij vroegen ons hen te helpen om dit dan ook aan te tonen, want als dat zou lukken, zou dat echt een doorbraak zijn en de corporaties een hoop voordelen bieden.

De oplossing: een Assurance Rapport op basis van Standaard 3000 NV COS

PwC pakte de handschoen op en kwam samen met de beheerder tot de oplossing. Een Assurance Rapport op basis van Standaard 3000 (van de Nadere Voorschriften Controle en Overige Standaarden, NV COS) gebaseerd op een onderzoek door een onafhankelijke auditor. Deze 3000 Standaard gaat over het geven van zekerheid en vertrouwen over niet-financiële informatie. Op die manier kunnen accountants onderling stukken van elkaar accepteren, zonder dat ze deze zelf hebben vastgesteld. In dit geval gaat het over de checks en andere controles, bijvoorbeeld via ISO normeringen, die Camelot heeft ingericht om de volledigheid van het aantal verhuringen in de administratie te waarborgen.

Een hoge lat

Stienen merkt op dat Camelot de lat voor zichzelf erg hoog legde door een Assurance traject in te willen gaan. CFO Peter Habraken van Camelot legt uit: “Een onafhankelijk Assurance-Rapport is wel even van een andere orde dan de meer bekende en breed ingevoerde ISO-9001:2008 systematiek. Nu gingen we samen een traject in, waarbij Camelot inzicht geeft in haar eigen processen en de accountant een oordeel geeft over de kwaliteit ervan, maar ook over het bestaan van het systeem van interne beheersing dat je als vastgoedbeheerder hebt ingericht. Je geeft jezelf behoorlijk bloot en dat wordt dan allemaal vastgelegd in een centimeters dik dossier.

Het hele traject duurde bijna een jaar

Na twee expertmeetings met woningcorporaties ging het team van PwC aan de slag. Stienen: “We zijn begonnen met een vooronderzoek om te bepalen of Camelot überhaupt aan de minimale voorwaarden voldeed om voor de Assurance in aanmerking te komen. Nadat dit vooronderzoek, wat al een vrij intensieve scan is, een positieve uitslag gaf, konden we aan de slag.

Tom Hendrikx, business analist bij Camelot licht toe: “De bedrijfsprocessen hadden we al goed op orde, maar op ICT-gebied lag er nog een flinke uitdaging. Denk dan bijvoorbeeld aan beveiligd inloggen vanaf mobiele apparaten, dat is bij ons nu nog strenger geregeld dan voorheen.

Uiteindelijk ontving CFO Peter Habraken op 28 oktober 2016 als eerste intermediaire verhuurder het Assurance Rapport uit handen van PwC.

De markt zal volgen

Richard de Roo: “We geloven in transparantie en gaven al inzage in onze systemen als daarom gevraagd werd. Met dit pakket hebben we een belangrijke troef in handen ten opzichte van de concurrentie. Het kan niet anders dan dat ook andere intermediaire verhuurders nu gaan volgen. De hele markt kampt namelijk met deze uitdaging en je moet als intermediair wel gaan handelen, wil je mee blijven komen in de huidige ontwikkelingen.” 

Voor het volledige artikel over het assurance rapport Intermediaire verhuur, download de pdf hier of onderaan deze pagina.  

Wij helpen u graag. Neem geheel vrijblijvend contact op met één van onze leegstandsadviseurs via 088-2263568 of met onze specialist intermediaire verhuur Bart Huisman op nummer 06-1963.0310 of via b.huisman@cameloteurope.com.


Op zoek naar vastgoedbeheer, ontwikkeling, beveiliging of onderhoud van uw vastgoed?

Bel vrijblijvend één van onze adviseurs

DesignSwirl Studio